河南商水的王先生和家人经营着两家运输企业，管理着300多辆车辆。随着市场经济的蓬勃发展，他们的企业不断壮大，车辆类型也从昔日农用车全面升级为现代化的集装箱牵引车；管理方式也与时俱进，从最初的手工记录，逐步进化为电子文档管理，直至现今的信息化运营。这一路走来，随着政策要求和信息量的增加，越来越感觉到车务管理工作越来越繁杂。王先生有一个两人的内勤专组，负责与车主、司机、保险公司、运输管理部门以及车辆维保等进行协调工作。这样的工作不仅需要丰富的经验，更需要足够的细致和耐心。因为车辆众多、事项繁杂，管理模式受限，再怎么认真细致，依然会出现一些纰漏，给企业的经营带来一定的风险和损失。

为了解决这些问题，王先生觉得必须进一步升级管理模式，提高信息化水平。他开始积极寻求更为先进的车辆管理软件，有一些智能化、自动化的功能，以实现对车辆运营的全面监控和精准管理。

王先生咨询及试用过多家公司的车辆管理软件，总感觉使用效果不理想，主要体现在需要手工录入的数据太多，或者限制使用设备，或者存储备份机制。经过朋友的推荐，目前使用运企宝车辆管理系统对企业的车辆进行全面的管理。

以下是王先生关于运企宝使用的访谈：

Y(运企宝)：王先生做运企有十多年，近年也使用过多种车辆管理软件，为什么最终选择运企宝来对企业的车辆进行管理？
W（王先生）：随着车辆的增加以及以及监管部门的要求不断提高，渐渐感觉原有的管理模式有些力不从心。以前一些可有可无的工作如今有了强制性的要求，一旦有问题就会被约谈要求整改。对于监管部门陆陆续续提出的多种要求和标准，我们其实也没有很好的经验，更多的时候也是在摸着石头过河。在这个过程中，经常出现纰漏，对此我们一直深感困扰。接触运企宝是个偶然，在和朋友的一次聚会中谈及了日常工作的繁杂和压力，其中一个朋友推荐我可以尝试一下运企宝这个系统。起初并未太在意，后来业务上出了一些小问题导致资料出现一些丢失，觉得可以换个方式，就抱着试试看的心态来用这个系统。确实给我们带来了一些改变，之前两个人管理三百多台车，天天都有做不完的事情，每天从早到晚忙的像陀螺，饭都很少能按时迟到嘴里。使用这个系统没多长时间，突然感觉被卸掉了大部分的工作压力，以往杂乱无章的各种资料，变得井然有序，管理工作变得简单有效。

Y(运企宝)：贵公司的规模并不算小，为什么没想过定制属于自己企业的管理系统？
W（王先生）：我们中小企业大部分还是家族企业形式，最初的管理模式较为传统和保守，缺少先进科学的管理经验和理念。可市场竞争越来越激烈和残酷，所以早期我们考虑过量身定制最符合我们企业状况的管理系统。但订制的交付期比较长，我们腾不出人力用几个月的时间来配合对方的开发工作，最重要的是量身定做的成本对我们而言存在着巨大的经济压力。三年口罩时期，大家的日子都不好过，像我们这种规模的运企，其实没有余力做这方面的投入。何况我们对信息化管理系统并不内行，也不敢确定采购的系统究竟能不能带来改善，加上之前使用过的软件大多数并不是特别理想。只是市场竞争犹如逆水行舟，不进则退，所以我们也一直在寻找合适的解决方案。

Y(运企宝)：能说说使用运企宝后，平时的工作流程和习惯有什么变化吗？
W（王先生）：变化很大。应该来说2022年前我们主要用的是Excel和电脑文件夹管理车辆资料，也用百度网盘之类的备份各种资料。因为各个内勤各司其职，所以资料实际上是分散在不同的电脑里或者手机里，几个内勤的协作比较复杂和低效，沟通成本大。后来我们采购了一套电脑上安装的系统，几个人花了2个多星期才把各类数据录入到这个系统，资料管理才稍微有改善。优点是很多数据规范了一些，并有了一定的汇总；比之前要打开很多个表格审核对比省心很多。但缺点是只能电脑使用，无法随时随地查看，系统本身也没办法存储保单和文件资料，各种资料依然存放在不同的地方，处在分离状态。整体使用的感受是其实并没有明显降低我们管理工作的繁杂程度。
使用运企宝系统后，管理难度降低、工作效率有了提升。首先这套系统能帮我同时管理两个公司，切换公司非常方便。其次数据和文件原始资料都在这个系统内，我们即能查看系统计算汇总出的各类数据结果，也能随时随地调取各种原始资料，手机和电脑都能处理业务。从管理效率来讲，之前两个人管三百台车经常力不从心，如今内勤一个人就轻轻松松管理下来了，甚至还能兼顾一下外勤的工作。各类保险，年检，合同续期，人员续期提醒什么都很便捷。外勤办理各种业务也方便，非工作时间，非工作地点可以使用。印象比较深刻是这套系统建档方便，当初用别的系统几个人同时下手用了两个多星期来手工输入文字来建档，其困难程度至今记忆犹新，而运企宝的智能识图技术，两个公司三百多台车两天就建档完毕，其中80%的时间其实是用在核对资料的完整性和准确性。

Y（运企宝）：非常理解您的担忧。那么，关于运企宝的管理权限特征，您有什么看法呢？
W（王先生）：在我看来，市面上的很多软件在权限定制化方面做得并不够好。我认为，根据企业的发展阶段和实际需求，对员工的使用权限进行单独设置是非常重要的。这样做不仅可以使管理者更加自由地掌控企业运营，还能够有效防止重要信息的泄露，保障企业的核心利益。自从我们引入了运企宝，管理变得更加省心，再也不用担心重要信息被个别员工所垄断，导致我们在运营上受到束缚。运企宝的管理权限特征确实为我们带来了很大的便利和安心。

Y（运企宝）：王先生，您作为运企的负责人，能和我们分享一下目前运企面临的主要挑战和焦虑吗？
W（王先生）：确实，我们运企目前面临的最大挑战就是要确保业绩稳步提升，同时严格把控风险，确保一切运营活动都符合法律法规。毕竟，我司名下有大量的车辆每天都在路上行驶，风险可以说是无时无刻不在。一旦车辆管理出现漏洞，就有可能酿成大祸。之前就有朋友因为车辆保险管理存在缺口，结果车辆在路上发生了严重事故，最终导致了不可挽回的后果。因此，我们始终将车辆管理作为重中之重，希望能够赚取合法的利润、安心。有时候参加行业会议看到优秀的公司分享他们的系统挺羡慕的，我们其实也努力尝试拥抱互联网，怕掉队，我们得跟上。

Y（运企宝）：综合来讲王先生是一位比较认真严谨，做事有条不紊，也容易接受新事务的人。通过和这类企业管理者之间的交流，可以从不同的角度来审视问题，获得全新的视角，从而更好地理解和解决运企管理中遇到的问题。